Comunicação institucional: O que é?

A comunicação institucional é importante para as empresas que buscam ter um bom relacionamento tanto em ambiente interno, como também externo. Desse modo, veja o que é, como funciona e a sua importância para uma instituição que deseja se posicionar no mercado de atuação.

Ao contrário da comunicação comercial que procura comunicar sobre uma oferta de produto ou serviço bem definida. A comunicação organizacional tem como objetivo promover a imagem de uma empresa como um todo .

Seu objetivo é acima de tudo emocional. Ou seja, criar uma relação entre o público-alvo e a empresa. Isso geralmente é feito comunicando os valores que esta deseja passar e as causas que elas apoiam.

A comunicação institucional também se diferencia pela grande quantidade de públicos que deseja alcançar. Não se limita, como a comunicação comercial, apenas a clientes mas também se destina a atores internos da empresa, como acionistas e funcionários. Sendo assim, veja mais informações sobre esta estratégia.

O que é comunicação institucional?

 

A comunicação institucional é um campo grande que tem que alcançar todas as formas de comunicação. 

Afinal, é por meio dela que permitem que organizações como empresas, agências governamentais e organizações sem fins lucrativos funcionem, cresçam, se conectem com as partes interessadas e contribuam para a sociedade. 

A comunicação institucional está relacionada com marketing, publicidade, imprensa e relações públicas. Mas vai além das funções desempenhadas por eles. Pois procura transmitir a personalidade da instituição, sua imagem e seus valores.

A comunicação organizacional inclui comunicações internas. Ou seja, módulos de treinamento de funcionários, mensagens sobre a missão de uma organização, comunicações interpessoais entre a gerência e os funcionários e comunicação profissional, como e-mails e mensagens de texto. 

Também inclui comunicações externas, como anúncios de relações públicas, comunicados à imprensa, materiais de marketing etc.

Quais os tipos de comunicação institucional?

Comunicação institucional formal 

A comunicação formal segue uma estrutura organizacional, como a comunicação em massa através de uma campanha de e-mail ou em uma reunião. 

Ser formal, claro e específico é uma ótima maneira de garantir um bom comunicado e manter todos informados sobre a situação do local de trabalho. Sendo assim, com a comunicação formal, todos são informados e alinhados aos objetivos do negócio.

Esse tipo de comunicação também é necessário para atender aos documentos legais. Por exemplo, os contratos de trabalho, bem como as regras e diretrizes de segurança. Pois devem ser comunicadas aos funcionários de forma formal.

A chave para a comunicação formal é o profissionalismo. Exige uma redação cuidadosa e uma estratégia de comunicação.

Comunicação informal

Muitas organizações preferem a comunicação informal. Pois pode ajudar os funcionários a se sentirem mais no controle de sua própria jornada. 

Uma das principais vantagens da comunicação informal é a maneira mais rápida de compartilhar informações no local de trabalho. 

Além disso, também ajuda a compartilhar e desenvolver novas ideias para melhorar produtos e processos internos ou externos. Muitas ideias geniais surgem de uma conversa informal dentro da empresa!

Comunicação direcional

A comunicação organizacional é direcional. Isso significa que a maneira como nos comunicamos muda. Ou seja, tudo depende da posição da pessoa com quem estamos falando. Existem três tipos de comunicação direcional: para baixo, para cima e horizontal/lateral.

Comunicação direcional—para baixo

Esta comunicação se refere a um funcionário se comunicando com outro funcionário em uma posição abaixo hierarquicamente. É mais comum no sentido instrucional, como:

Um supervisor informando ao colaborador o desempenho do trabalho com um funcionário da linha de frente. Além disso, pode ser o CEO enviando um e-mail em massa sobre as próximas mudanças. Em outro ponto, podemos observar essa comunicação quando um gerente delega tarefas em uma reunião de equipe

Comunicação institucional —para cima

Comunicação ascendente é o oposto da comunicação anterior. É mais comum nas seguintes situações de trabalho:

Um funcionário da linha de frente pedindo conselho ou orientação a um gerente sobre uma tarefa. Não só, como também um funcionário dando feedback a um supervisor ou gerente.

Esta comunicação é eficaz porque pode ajudar a construir um local de trabalho mais igual. Quando uma organização incentiva os funcionários a falarem sobre suas experiências ou até mesmo fazer sugestões de melhoria é comum ver funcionários mais focados e um aumento na produtividade. 

Comunicação direcional—horizontal

A comunicação horizontal refere-se à comunicação entre funcionários no mesmo nível hierárquico. Pode ocorrer nas seguintes situações:

Em uma reunião de equipe para compartilhar ideias. Não só, como também quando um funcionário pede conselho ou apoio a um colega. Além disso, quando gerentes relatando a outros gerentes sobre os resultados das tarefas de suas equipes

Portanto, as comunicações horizontais geralmente ocorrem face a face. No entanto, com mais empresas trabalhando remotamente, os funcionários precisam encontrar maneiras rápidas e eficazes de se comunicar. 

Desse modo, as principais opções são os canais de comunicação como serviços de mensagens em grupo. Pois permitindo que os funcionários conversem horizontalmente ao longo do dia, não importa onde estejam.

Comunicação interna e externa

A comunicação institucional também pode ser dividida em comunicação interna e externa. Isso se refere aos tipos de pessoas com quem os funcionários se comunicam.

• Comunicação interna

É a forma como os funcionários interagem uns com os outros. As empresas precisam garantir que os funcionários possam se relacionar e fazer conexões profissionais. Isso pode ser mais desafiador para grandes organizações ou para aquelas que incentivam os funcionários a trabalhar em qualquer lugar.

• Comunicação externa

Quando a organização se comunica com alguém de fora da organização. Ou seja, do mundo externo, falamos de comunicação externa . Isso inclui anúncios de relações públicas, vagas de emprego, materiais de marketing etc.

Comunicação institucional oral e escrita

Na comunicação institucional também é possível encontrar a comunicação oral e escrita. São usados todos os dias e desempenham um papel importante no sucesso da empresa.

• Comunicação oral

A comunicação oral (falada) é importante. É a forma como uma pessoa se comunica cara a cara com seus colegas, funcionários ou clientes. A comunicação oral nos ajuda a formar relacionamentos mais fortes e construir confiança. 

O trabalho remoto possui a comunicação oral mais desafiadora. Muitas organizações usam as videochamadas para garantir que as equipes se mantenham conectadas e tenham comunicação interpessoal.  

• Comunicação escrita 

Existe uma série de benefícios para a comunicação escrita sobre a comunicação oral. Por exemplo, um funcionário tem mais tempo para pensar em sua resposta e garantir que ela siga as diretrizes da empresa. A comunicação escrita é menos impulsiva e, portanto, pode ser mais estratégica. 

Por vezes, esta forma de comunicação é indispensável no caso de normas, ordens, horários ou políticas da empresa. Desse modo, as circulares, revistas, notas e manuais são algumas formas comuns de comunicação escrita.

No entanto, a comunicação escrita também pode ter suas desvantagens. Por serem interpretadas, cada indivíduo consegue ver de uma forma. 

Assim, as organizações correm o risco de perder a intenção que a mensagem deseja passar. Ou seja, podendo passar mais urgência, alerta e atenção ao optarem pela forma escrita. 

Qual o foco da comunicação institucional?

O foco da comunicação institucional é manter a imagem da empresa ou organização o mais positiva possível até mesmo em momentos de crise.

A comunicação corporativa é uma combinação de relações públicas e de mídia, comunicação interna entre funcionários, gestores e liderança com investidores, clientes e público. 

Quando tudo isso está em sincronia, a mensagem que é enviada para fontes internas e externas é consistente e cria confiança. No entanto, quando a comunicação institucional falha, a confusão pode gerar suspeitas e a empresa sofre consequências.

As empresas que falham na comunicação geralmente enfrentam problemas para atrair os clientes. Além disso, ao comprar um produto ou serviço enfrentarão problemas entre os funcionários. Pois são deixados sem informações importantes ou expectativas de desempenho.

Quais são os principais instrumentos da comunicação institucional?

Relações Públicas

Profissionais de relações públicas moldam a imagem de uma organização. Eles constroem a marca, espalham a mensagem da organização e minimizam o efeito da publicidade negativa.

Jornalismo empresarial

O jornalismo corporativo não é apenas uma equipe de relações públicas de uma empresa. Embora os dois trabalhem de mãos dadas. Em vez disso, o jornalismo corporativo ajuda uma empresa a contar sua história por meio de conteúdo original para diversos públicos por meio de publicações próprias ou press releases.

Assessoria de imprensa

A assessoria de imprensa é uma das ferramentas desenvolvidas na comunicação institucional. Sendo assim, o principal objetivo é divulgar produtos, serviços e identidade das empresas ao público. Além disso, pode ser por meio de conteúdos que podem ser transformados em notícias.

Esta assessoria Sua Imprensa é utilizada para ajudar as empresas a se comunicarem na imprensa. Ou seja, obtendo cobertura midiática principalmente positiva. Portanto, o trabalho do assessor de imprensa é estabelecer relações sólidas e confiáveis com os jornalistas, para criar oportunidades de aparição na mídia.

Publicidade institucional

A publicidade institucional é uma forma de enviar uma mensagem para um público específico. Desse modo, usando espaço de mídia para enviar uma mensagem controlada. 

A publicidade institucional é diferente das relações públicas porque você controla a mensagem com firmeza. Sendo assim, entregando um produto acabado ao meio que o veiculará e paga para que o anúncio apareça em locais específicos.

Identidade corporativa

A identidade corporativa é criada pela empresa. Sendo assim, é a manifestação aparente da organização. A identidade é a representação visual de uma empresa e não deve ser confundida com a imagem.

A imagem corporativa é a forma de perceber uma organização. Uma empresa normalmente tem imagens diferentes. 

Isso acontece porque possui diversos públicos com diferentes pontos de vista. Desse modo, uma das missões de uma boa comunicação institucional é saber a diferença entre a identidade de uma empresa e a imagem que o público possui dela.

Marketing Social

É a criação, execução e controle de programas que possuem como objetivo influenciar uma mudança social. Desse modo, ele usa muitos princípios do marketing comercial.

Sendo assim, faz a avaliação de necessidades até a identificação do público, faz o desenvolvimento de produtos e medição de resultados. Então, possui como objetivo construir um relacionamento de longo prazo entre sua organização e seus diferentes públicos.

Marketing Cultural

Esse tipo de marketing tem como objetivo fazer a relação da marca com as atividades culturais em geral. Portanto, as estratégias mais comuns são patrocínios de festivais de música e cinema, museus, peças teatrais, eventos de moda, etc..

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